GoBD – Wichtige Anforderungen an die rechtskonforme Datenverarbeitung

GoBD – Alle Grundsätze sind endgültig in Kraft

Was das im einzelnen Bedeutet, haben wir Ihnen hier ausführlich dargestellt.

In Kurzform:

  1. Das Wichtigste: Datensicherheit und Datenunveränderbarkeit
    Wenn zum Beispiel eine geschäftliche E-Mail gespeichert wird, muss gewährleistet sein, dass diese durch Unbefugte weder verändert noch gelöscht werden kann.
  2. Was für Bücher gilt, gilt auch für digitale Daten
    Nach dem Willen des Gesetzgebers und im Sinne einer effektiven Steuerverwaltung sollen für elektronische Aufzeichnungen dieselben Prinzipien gelten wie für manuell erstellte Bücher oder Aufzeichnungen.
  3. Bundesfinanzhof zur Aufbewahrungspflicht
    Die GoBD des BMF weisen in diesem Zusammenhang auch auf ein Urteil des Bundesfinanzhofes hin, in dem festgelegt wird, dass grundsätzlich alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis einzelner Aufzeichnungen wichtig sind.
  4. Inhalt und Funktion entscheiden
    Bei allen Daten und Dokumenten kommt es nach GoBD Rn. 121 bezüglich der Aufbewahrungspflichten immer auf deren Inhalt und Funktion an – die eigentliche Bezeichnung spielt dabei eine untergeordnete Rolle.
  5. Verbotene Umwandlungen
    Die maschinelle Auswertbarkeit eines Dokuments darf nicht verloren gehen! Beispiel: E-Mails als PDF-Datei (hier können Header-Informationen verloren gehen)
  6. Ersetzendes Scannen und GoBD
    Die meisten Papierdokumente dürfen gescannt, digital gespeichert und anschließend vernichtet werden. Dieses Verfahren erleichtert die Buchhaltung immens und ist vor allem platzsparend.
  7. E-Mail-Archivierung
    E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbeleges in elektronischer Form sind aufbewahrungspflichtig.
  8. Pflicht zur Datensicherung
    Alle Daten müssen unmittelbar vor unbefugtem Zugriff und Verlust geschützt werden.

Ausführlich heißt das:

Am 31.12.2016 endete die Übergangsfrist, die der Gesetzgeber den Unternehmen zur Anpassung ihrer Prozesse an die GoBD eingeräumt hat. Diese „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ wurden vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) mit einem Schreiben vom 14.11.2014 herausgegeben und sind seit dem 01.01.2015 gültig.

Mit diesen Anforderungen regelt die Finanzverwaltung genau, wie die unternehmensinterne IT mit Blick auf die Buchführung und sonstige steuerrelevante Aufzeichnungen aufzustellen ist. Es geht um die maschinelle Auswertbarkeit, das interne Kontrollsystem und die elektronische Archivierung, den Datenzugriff der Finanzbehörden sowie die Verfahrensdokumentation. Gerade dieser Weg von der Entstehung der Informationen bis hin zu ihrer Auswertbarkeit muss von einem sachverständigen Dritten klar nachvollziehbar sein. Es gilt: Alle dokumentationspflichtigen Unterlagen sind zuverlässig vor Verlust, Manipulation und Reproduktion zu schützen.

Wen betreffen die GoBD-Regeln?

Zum besseren Verständnis bietet sich hier die Betrachtung von zwei Bereichen an, in welche die GoBD hinein wirken. Einerseits geht es um die technischen Systeme, andererseits darum, welche Art von Unternehmen von den Neuregelungen durch die GoBD betroffen sind.

Technische Systeme:

Sämtliche elektronische Systeme, die in irgendeiner Form betrieblich genutzt werden und entsprechende Daten liefern, die (auch) für die Finanzbuchhaltung relevant sind, müssen die Vorgaben der GoBD erfüllen. Hierzu gehören nicht nur elektronische Material- und Warenwirtschaftssysteme sondern auch Archiv- und Datenmanagementsysteme (hier etwa: Systeme zur Lohnabrechnung und Zeiterfassung). Zur groben Orientierung: Sobald Belege anfallen, die in der Buchführung zu berücksichtigen sind, kann von einer Aufbewahrungspflicht nach GoBD ausgegangen werden.

Werden Angebote, Rechnungen, Geschäftsbriefe etc. per E-Mail versendet oder empfangen, müssen auch die Inhalte der E-Mail in einer revisionssicheren Form aufbewahrt werden.

Ein besonderes Augenmerk wird ab 01.01.2017 auf Kassensysteme gelegt. Durch Registrierkassen erstellte Kassenbelege unterliegen dann automatisch der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Außerdem wird die bereits vorher festgelegte Unveränderbarkeit der Daten nochmals spezifiziert. Die Daten sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.

Als IT-Dienstleister erachten wir insbesondere die folgenden Systeme als GoBD-relevant:

Unternehmensformen:

Generell sind alle Unternehmen zur Buchführung nach GoBD verpflichtet, die für ihre betrieblichen Abläufe auf die Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung setzen und ihren Pflichten zur ordnungsgemäßen Buchführung teilweise oder vollständig in elektronischer Form nachkommen.

Im übrigen trifft die Neuregelung auch auf all diejenigen Unternehmungen zu, die ihre Bücher und Bilanzen nach dem Prinzip der Freiwilligkeit führen und erstellen. Darüber hinaus wird seitens der Finanzbehörden davon ausgegangen, dass jedes Unternehmen den allgemeinen Anforderungen Folge zu leisten hat, die da lauten:

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
  • Ordnung
  • Unveränderbarkeit

Daher sollten auch all diejenigen die Richtlinie befolgen, die eine schlichte Einnahmenüberschussrechnung durchführen. Eine mögliche Ausnahmeregelung gibt es nur für diejenigen Kleinstunternehmen, die ihre aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftskorrespondenz ausschließlich postalisch versenden, anstatt auf rein digitale Kommunikation zu setzen. Natürlich greifen auch hier die allgemeinen Anforderungen der GoBD.

Die Konsequenzen im Überblick

Eine revisionssichere Archivierungslösung, die die Unveränderbarkeit der Daten sicherstellt, ist unverzichtbar. Softwareseitig müssen Sicherungen, Sperren, Festschreibungen und automatische Protokollierungen integriert sein, ergänzt um die Zugriffsbeschränkungen seitens der Betriebsorganisation. Eine einfache Ablage im Dateisystem ohne zusätzliche Maßnahmen erfüllt die Anforderungen zur Unveränderbarkeit nicht.

Wie eingangs bereits erwähnt, ist es mit der Unveränderbarkeit der Dokumente allerdings nicht getan. Alle archivierten Dokumente müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Hinzu kommen umfassende Regelungen zum internen Kontrollsystem und der Verfahrensdokumentation. Änderungen an Stammdaten müssen also nachvollziehbar und in Änderungsprotokollen dokumentiert werden.

In diesem Zusammenhang bieten die GoBD zugleich eine Chance: Wird den Vorgaben einer angemessenen Verfahrensdokumentation entsprochen, können Papierablagen mithilfe des sogenannten „ersetzenden Scannens“ bei gleichzeitiger Wahrung der Aufbewahrungsfristen deutlich reduziert werden. Voraussetzung ist eine Archivierungssoftware, die die Unveränderbarkeit der Unterlagen sicherstellt.

Die Verantwortlichkeit für etwaige Fehler bei der Umsetzung der GoBD liegt beim Unternehmer, auch wenn die Datenverarbeitung ausgelagert oder ein Dienstleister eingeschaltet wurde. Es ist daher höchste Zeit, die eigene Buchführung daraufhin zu überprüfen, ob die eingesetzten Verfahren und Systeme den Anforderungen der GoBD entsprechen. Denn klar ist: Sollten im Rahmen einer Betriebsprüfung Lücken in den Nachweisen aufgedeckt werden, ist eine Schätzung die Folge.

Das Fazit

Spätestens seit 01.01.2017 sollte jedes betroffene Unternehmen entsprechende IT-Lösungen implementiert haben. Denn ab diesem Zeitpunkt stehen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in der Pflicht, ungenügende Maßnahmen zu melden. Und jedes Finanzamt wird Unternehmer sanktionieren, die den Vorgaben der GoBD nicht ordnungsgemäß nachkommen.

Bei (steuer-)rechtlichen Fragen wenden Sie sich an Ihren Rechtsanwalt oder Steuerberater. In allen technischen Fragen und zur Prüfung Ihrer IT-Systeme wenden Sie sich gerne an uns.

Als IT-Dienstleister informieren wir Sie in einem ersten unverbindlichen Beratungsgespräch gerne ausführlich zu Ihren Möglichkeiten, den GoBD zu entsprechen. Gemeinsam mit Ihnen finden wir einen Weg, um die neuen Regelungen in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Vereinbaren Sie am besten direkt einen Termin zum Gespräch mit uns.

Weiterführende Informationen:

GoBD Flyer
BMI-Information
GoBD Leitfaden

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.