Langzeitarchivierung von Daten ist Pflicht

Die Langzeitarchivierung von digitalen Geschäftsbriefen wird ab dem 01. Januar 2017 für Unternehmen zur unumgänglichen Pflicht. Dokumente, die als Geschäftsbriefe gelten oder steuerlich relevant sind, fallen unter die Regelungen für die ordnungsgemäße Buchführung – egal, ob diese digital oder in Papierform vorliegen. Dazu gehören unter anderem Angebote, Rechnungen oder Handelsbriefe, die per E-Mail versendet oder empfangen wurden.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten auch für digitale Geschäftsunterlagen

Langzeitarchivierung für digitale Geschäftsunterlagen

Digital archivieren wird für Unternehmen zur Pflicht: Neue gesetzliche Aufbewahrungsfristen im Rahmen der GoBD gelten ab dem 01. Januar 2017.

Ab dem 01. Januar 2017 tritt die neue gesetzliche Regelung zur Langzeitarchivierung digitaler geschäftlicher Unterlagen endgültig und vollumfänglich in Kraft. Diese Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) gelten für alle zur Buchführung verpflichteten Unternehmen. Die GoBD bestimmen über die Art der Langzeitarchivierung von digitalen Geschäftsunterlagen und die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen – Geschäftsunterlagen in digitaler Form fallen genauso unter dieordnungsgemäße Buchführung, wie Unterlagen auf Papier.

Ordnungsgemäße Buchführung umfasst nun auch E-Mail-Archivierung

Die GoBD lösen die bisherigen Regelungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) aus 2001 zum neuen Jahr ab. Die Frist für Umstellung auf die Langzeitarchivierung läuft zu diesem Zeitpunkt ab. Dann gelten neue gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails sind dann für sechs bis zehn Jahre digital zu archivieren. Zum Ende des Jahres muss in allen Unternehmen auf eine digitale Langzeitarchivierung unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen umgestellt werden. Wer gefordertes Datenmaterial während einer Betriebsprüfung nicht liefern kann, wird vom Finanzamt mit einer Schätzung belegt. Das geht finanziell häufig zu Lasten des Unternehmens. Unter die GoBD-Regelung fällt jeglicher digitaler geschäftlicher Schriftverkehr, also beispielsweise Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Handelsbriefe – ab 01. Januar auch Kassensysteme.

Langzeitarchivierung: E-Mails müssen manipulationssicher gespeichert werden

Steuerlich relevante E-Mails müssen vollständig aufbewahrt werden und dürfen nicht nachträglich veränderbar sein. Darüber hinaus ist eine Signierung ebenso wichtig wie Zeitstempel und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Dazu reicht keine einfache Dateiablage – ein digitales Archivsystem in der Cloudhingegen erfüllt die Anforderungen der GoBD. Mit einem professionellen Dokumenten-Management-System (DMS) können die archivierten Unterlagen verwaltet werdenGleichzeitig sind sie auf diese Weise vor Manipulation geschützt. Dadurch erfüllen Sie die Grundsätze für ordnungsgemäße Buchführung. Durch die Nutzung der wird Cloud gleichzeitig ein sicheres Backup für Ihre E-Mails gewährleistet.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Digitale Geschäftsunterlagen sind laut GoBD für sechs bis zehn Jahre zu sichern

Alle steuerlich relevanten Aufzeichnungen (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Kassensysteme, Lohnabrechnung, Zeiterfassung) müssen sicher archiviert werden und jederzeit abrufbar sein. In der Regel gilt: Wenn Belege anfallen, die in der Buchführung berücksichtigt werden, kann von einer Aufbewahrungspflicht nach GoBD ausgegangen werden. Besonders geeignet für ein rechtssicheres Archiv ist eine vollautomatisierte Cloud-Lösung. Diese ist flexibel skalierbar und Cloud-Rechenzentren sind in der Regel besonders gut vor Ausfällen oder Hacker-Angriffen gesichert. Außerdem garantiert eine automatische Lösung zur Langzeitarchivierung Rechtssicherheit, ohne zusätzliche Arbeitsschritte zu erfordern. Damit sichern Sie Ihre digitalen Handelsbriefe geräteunabhängig und können sich auf eine professionelle Langzeitarchivierung Ihrer E-Mails verlassen.

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